Travailler en groupe: pas simple. Et à distance? Un vrai petit défi. Heureusement, il existe des outils pour vous simplifier la vie. SWITCHdrive en est un. Proposé par la DIT, il permet de partager des fichiers avec les membres de plus de trente institutions universitaires en Suisse, ainsi qu’avec l’extérieur.
Avez-vous jamais essayé d’envoyer un courriel avec un fichier attaché trop volumineux ? Ou proposé un document à plusieurs interlocuteurs pour vous retrouver, au final, avec quatre fichiers différents à refondre? Bien sûr, on vous a conseillé l’un des nombreux serveurs de partage commerciaux en ligne, mais l’idée de déposer des dossiers professionnels confidentiels sur une plateforme externe à votre institution vous a semblé une fausse bonne idée… Alors SWITCHdrive est fait pour vous !
La Direction IT de l’Unifr propose cet outil qui permet de classer, partager, synchroniser et travailler de manière collaborative non seulement avec l’ensemble des collaborateurs et étudiants de plus de trente hautes écoles suisses, mais aussi en dehors. Gérald Collaud, maître d’enseignement et de recherche en résume le principal avantage : «Les système de partage de documents commerciaux stockent, pour la plupart, leurs fichiers aux Etats-Unis. SWITCHdrive offre un espace qui respecte la protection des données telle que comprise par la Suisse, puisque toutes les données se trouvent sur des serveurs appartenant au réseau académique suisse.»
Simple d’utilisation, SWITCHdrive est accessible depuis votre navigateur web, directement sur votre ordinateur et même sur votre mobile, grâce à une application. Vos documents sont ainsi accessibles à tous vos interlocuteurs, en tout temps. On évite ainsi les éternels retours de mails surchargés de pièces jointes ou la multiplication des versions enregistrées un peu partout d’un même document. De quoi se faciliter grandement le quotidien, lors d’échange de nombreux fichiers, en vue d’une réunion, par exemple.
Un vrai plus
Joël Gapany, ancien administrateur de la Faculté des lettres a adopté le système en mai 2015 pour mettre des documents à disposition du Conseil décanal, de la Commission des règlements, ainsi que de la Commission des études et des examens. Si la sécurité a effectivement représenté le premier critère de ce choix, ce n’est pas le seul : «Comme il s’agit d’un espace attaché à de nombreuses hautes écoles, il est facile d’adjoindre des gens issus d’autres organisations universitaires que la sienne à un même panel de documents, explique-t-il, ce qui fait de SWITCHdrive une alternative intéressante à l’espace «common», accessible uniquement à l’interne de l’institution. De plus, il présente quelques fonctionnalités plus conviviales, puisqu’il est facile d’y créer des arborescences ou d’octroyer des droits ciblés à chaque participant.» Joël Gapany relève que l’utilisation d’une telle plateforme nécessite quelques ajustements dans les processus et une certaine discipline : «Il me semble intéressant que quelqu’un modère le travail collaboratif et décide, par exemple, quand un document est finalisé.»
Vous hésitez encore ? Difficile de quitter le terrain bien connu du simple échange de mails ? Pourquoi s’encombrer d’un nouvel outil de geek ? Joël Gapany précise: «J’aime bien explorer de nouvelle piste pour optimiser le travail de l’administration. Mais il doit en résulter une plus-value importante. SWITCHdrive nous a vraiment permis d’améliorer certains de nos mécanismes de travail.»
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- Plus d’infos sur le site de la DIT
- Plus d’infos et instructions d’installation sur le site de SWITCH
