Gestion des documents
Plan de classement et de gestion (calendrier de conservation)
Chaque unité (organes centraux et administration centrale, facultés et unités d'enseignement et de recherche, corps universitaires et commissions) est responsable de gérer ses dossiers et ses documents. Elle doit le faire en respectant le plan de classement et de gestion.
Plan de classement et de gestion
Versement aux Archives de l'Université
A la fin du délai d'utilité administrative, les documents à conserver pour les archives historiques selon le plan de classement et de gestion sont versés aux Archives de l'Université. La procédure d'archivage et de versement donne les dispositions à suivre.
Procédure d'archivage et de versement
Conditionnement des documents
Avant leur versement aux Archives de l’Université, les documents qui sont à archiver définitivement doivent être conditionnés dans du matériel d’archivage. Ce matériel peut être commandé auprès du Selog. Le document suivant fournit des instructions concernant l’utilisation de ce matériel et le conditionnement.
Elimination des documents
Pour les documents qui, selon le plan de classement et de gestion, sont à éliminer, un bordereau d'élimination est soumis aux Archives de l'Université. Les documents ne peuvent être détruits qu'après approbation de ce bordereau par les Archives de l'Université.
Procédure d'archivage et de versement
Archivage électronique
Les dossiers et documents à conserver pour les archives historiques doivent obligatoirement être imprimés et versés aux Archives de l'Université sous format papier, à l'exception des documents gérés dans le système d'information de l'Université qui font l'objet d'un archivage électronique.
Les Archives de l'Université sont à disposition pour toute question concernant la gestion des documents et l'archivage à l'Université.