Gestion des documents

Chaque unité (organes centraux et administration centrale, facultés et unités d'enseignement et de recherche, corps universitaires et commissions) est responsable de gérer ses dossiers et ses documents. Elle doit le faire en respectant le plan de classement et de gestion.

 

Plan de classement et de gestion (calendrier de conservation)

Pour la gestion des documents au sein de l'Université, le plan de classement et de gestion (au sens de l'art. 7 RArch) doit être respecté:

  • Il définit le système de classement en fonction des missions et des activités.
  • Il indique la durée durant laquelle les unités conservent les documents (délai d'utilité administrative).
  • Il précise si, à l'échéance de ce délai, les documents sont éliminés ou versés aux Archives de l'Université (sort final).
  • Il mentionne les délais de protection auxquels sont soumis les documents archivés.

Organes centraux et l'administration centrale

Facultés et les unités d'enseignement et de recherche interfacultaires 

Versement aux Archives de l'Université

A la fin du délai d'utilité administrative, les documents à conserver pour les archives historiques selon le plan de classement et de gestion sont versés aux Archives de l'Université. La procédure d'archivage et de versement donne les dispositions à suivre.

Procédure d'archivage et de versement

Elimination des documents

Pour les documents qui, selon le plan de classement et de gestion, sont à éliminer, un bordereau d'élimination est soumis aux Archives de l'Université. Les documents ne peuvent être détruits qu'après approbation de ce bordereau par les Archives de l'Université.

Procédure d'archivage et de versement

Archivage électronique

Les dossiers et documents à conserver pour les archives historiques doivent obligatoirement être imprimés et versés aux Archives de l'Université sous format papier, à l'exception des documents gérés dans le système d'information de l'Université qui font l'objet d'un archivage électronique.

Directives du 5 novembre 2018 pour l’archivage électronique des documents conservés dans le système d’information de l’Université 

Les Archives de l'Université sont à disposition pour toute question concernant la gestion des documents et l'archivage à l'Université
archives@unifr.ch